Réunion, congrès, conférence, débat… Le séminaire d’entreprise peut prendre différentes formes et chacune aura des points plus ou moins complexes à mettre en place. L’objet de cet article n’est pas de rentrer dans les détails de chaque étape mais de vous guider à travers différents points clés pour une organisation optimale. En effet, toute la partie à préparer avant l’événement est essentielle car la réussite de votre séminaire dépendra en grande partie de cette préparation. Mais il y a aussi de multiples points à penser pendant et après votre séminaire qu’il ne faut pas négliger !
Séminaire d’entreprise : les points clés à ne pas négliger
Il est important de ne pas négliger la sécurité lors de l’organisation d’un événement. Les agents de sécurité événementielle sont essentiels pour assurer la sécurité des invités et du personnel, ainsi que pour prévenir tout type d’incident. Ils sont chargés de la surveillance de l’événement, de la gestion de la foule, de la vérification des identités, de la sécurité des équipements, et de la coordination avec les forces de l’ordre si nécessaire.
Les agents de sécurité événementielle doivent être bien formés, expérimentés et dotés d’une excellente capacité à résoudre les problèmes. Ils doivent également être en mesure de communiquer efficacement avec les organisateurs et les invités afin de garantir la sécurité de tous. Chez N Events, nous travaillons avec des professionnels de la sécurité événementielle expérimentés pour garantir la sécurité de nos événements.
En outre, il est important de tenir compte des réglementations en matière de sécurité pour chaque type d’événement. Les organisateurs doivent vérifier les exigences légales en matière de sécurité et s’assurer que toutes les mesures nécessaires sont en place pour garantir la sécurité de l’événement. Cela peut inclure des vérifications de sécurité rigoureuses pour les invités et les fournisseurs, ainsi que la mise en place de plans d’urgence en cas d’incident.
Avant l’événement
Déterminer les objectifs du séminaire : vous souhaitez lancer un produit ? Renforcer la cohésion d’équipe ? Remercier vos salariés ? Pour les professionnels de l’événementiel, définir vos objectifs vous permettra de déterminer la ligne directrice de votre séminaire.
- Préparer la liste des invités : qui sont vos invités ? Combien seront-ils ?
- Envoyer des invitations : quel est le message à leur transmettre ? Sous quelle forme les envoyer ? Par courrier ? Par mail ?
- Définir le budget de votre événement : Quel sera le coût de la location ? Restauration ? Animations ? Logistique ? Frais de personnel ?
- Créer vos KPI pour analyser votre ROI
- Trouver la date de votre séminaire
- Choisir le lieu de l’événement : quelle sera la zone géographique ? Lieux conventionnels ou originaux ? Quel type de salle ?
- Organisation sur le lieu de l’événement : pensez à vos besoins en termes de commodités : parking, vestiaires, nombre de salles, backstage, workshop, hébergement des invités éventuellement… mais également à l’ambiance : plan de table, décoration…
- Contacter les partenaires : traiteur, photographe, animateurs, artistes,… et programme du déroulé des animations avec les partenaires : qui fait quoi ? A quel moment ? Pendant combien de temps ?
- Préparer le programme des activités : animations digitales, photobooth, jeux
- Communiquer sur votre événement : Email « save the date », badges, goodies, brochure, signalétique, vidéo de présentation
- Prévoir l’aspect logistique : sonorisation, éclairage adapté à votre type d’événement, mise en lumière de la scène pour un discours, …
Chez N Events, nous nous occupons de l’intégralité de l’organisation afin de vous libérer de toute contrainte et vous faire gagner un maximum de temps. N’hésitez pas à nous parler de votre projet !
Jour J
- Accueil des convives : service d’accueil qui s’occupera des invités pour leur arrivée
- Supervision du bon déroulement : bon fonctionnement des aspects techniques et organisationnels
- Visibilité de l’événement : Créer un hashtag pour l’événement #VotreEvénement, photographier et filmer l’événement à transmettre en direct sur les réseaux sociaux
Post événement
- Email de remerciement aux partenaires et invités
- Publications des photos & vidéos sur les réseaux sociaux (n’hésitez pas à inciter votre communauté à partager)
- Questionnaire de satisfaction à envoyer aux invités et feedback (à prendre en considération dans votre suivi qualité pour votre prochain événement)
- Envoi d’un compte-rendu sur les résultats obtenus suivant les résultats du questionnaire
- Analyser les KPI afin de mesurer l’efficacité globale de votre événement
- Réunion de debrief pour connaitre les points positifs et à améliorer du déroulé
Organiser un événement demande des qualités diverses et variées. En plus de gérer toute la planification, vous devrez aussi gérer vos invités, vos partenaires et coordonner l’ensemble.