La gestion documentaire est un processus qui consiste à gérer efficacement les données d’une entreprise, permettant ainsi de les rendre faciles à trouver et à utiliser pour les collaborateurs, tout en garantissant l’authenticité des documents à partir d’un même espace de stockage.
Or, pour un déploiement optimal, il est nécessaire de prendre en considération des éléments tels que l’inventaire des documents, l’établissement d’une structure précise par catégorie de dossiers, la détermination des documents à conserver, les collaborateurs qui doivent avoir accès aux documents et les systèmes avec lesquels le système de gestion de documents doit pouvoir communiquer.
Par conséquent, une bonne gestion de documents permet aux chefs d’entreprise d’économiser du temps et de l’argent, ainsi que d’améliorer la productivité de leurs collaborateurs.
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un processus clé pour toute entreprise qui souhaite gérer efficacement ses documents. Il englobe toutes les étapes depuis la création d’un document jusqu’à sa suppression, en passant par sa gestion et son archivage.
Cela inclut des documents physiques tels que les factures, les contrats, les procès-verbaux, les supports de formation, les bons de commande, les devis, les états financiers, etc. Mais également des documents numériques tels que les courriels, les fichiers électroniques, les images, etc.
Pourquoi est-il important de bien gérer ses documents ?
Quelle que soit sa typologie, la documentation fait référence à l’organisation des archives dont dispose une entreprise afin de retrouver facilement des informations à utiliser pour éclairer des décisions et résoudre des problématiques.
Dès lors, une gestion documentaire efficace doit être considérée comme un processus continu, elle permet d’améliorer la collaboration et la communication au sein de l’entreprise, en partageant facilement les documents et les informations dont les utilisateurs ont besoin pour travailler ensemble.
En ces termes, la documentation devient aujourd’hui un élément clé pour les entreprises qui répondent à diverses problématiques de travail. Il s’agit d’un véritable levier de développement parce que :
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La documentation est un moyen de regrouper et de centraliser toutes les informations nécessaires pour les employés, les clients et les partenaires. Cela permet de gagner du temps et de l’énergie en évitant les recherches inutiles et en permettant de trouver rapidement les informations dont on a besoin.
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La documentation est essentielle pour garantir la qualité des produits et des services que l’entreprise offre. Elle est également cruciale pour les contrôles de processus, car elle donne la possibilité de vérifier que les procédures sont respectées et d’identifier les éventuels problèmes.
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La documentation contribue à réduire le travail en double en regroupant les informations en un seul endroit et en évitant les erreurs de communication. Cela permet également de partager facilement les informations avec les employés, les clients et les partenaires.
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La documentation facilite le recrutement et l’intégration des nouveaux employés. Elle permet aux nouvelles recrues de comprendre rapidement les procédures et les politiques de l’entreprise, ce qui leur permet de s’intégrer plus facilement.
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La documentation est une source de référence qui favorise la transmission du savoir entre les employés. Elle permet de partager les connaissances et les expériences ce qui permet à l’entreprise d’évoluer et de se développer plus rapidement.
Comment mettre en place une gestion documentaire efficace ?
Pour assurer la mise en place d’une méthodologie de gestion documentaire optimale, il convient de déployer un bon nombre d’actions :
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Inventorier les emplacements physiques de tous les documents
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Créer une structure de dossiers par catégorie
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Utiliser des mots-clés et des métadonnées
- Définir un plan de classement et de conservation pour organiser les documents
- Définir les droits d’accès
Mettre en place une GED structurée et organisée est un facteur clé de succès qui va permettre de maîtriser le partage de contenu des documents, de rationaliser et d’optimiser le patrimoine documentaire de l’entreprise.
Enfin, l’utilisation de logiciel de gestion documentaire vise à améliorer la productivité des utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes.